Gegenstand der Beschaffung ist die funktionale und technische Erweiterung der bereits im Einsatz befindlichen Softwarelösung Intrafox zu einem integrierten Managementsystem. Die Leistung umfasst die Implementierung, Konfiguration und Integration zusätzlicher Funktionalitäten in den Bereichen CIRS (Critical Incident Reporting System), Risiko-, Maßnahmen- ‚ Schadensfall-, Projektportfolio-, Ideen- und Contractmanagement, die Bereitstellung eines Management-Dashboards für die genannten Module und der bereits in Einsatz befindlichen Software. Darüber hinaus umfasst die Leistung sämtliche damit verbundenen softwarebezogenen Dienstleistungen, insbesondere Anpassungen an bestehende organisatorische und technische Rahmenbedingungen, Integration in die vorhandene Systemlandschaft sowie Supportleistungen.
Begründung für die Wahl dieser Verfahrensart: Die Erweiterung erfolgt auf Basis der bereits produktiv eingesetzten Softwarelösung Intrafox, welche technisch und organisatorisch tief in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert ist. Die bestehende Anwendung bildet zentrale Organisationsprozesse ab und enthält bereits umfangreiche strukturierte sowie historisch gewachsene Datenbestände. Die gegenständliche Beschaffung stellt keine isolierte Neuanschaffung dar, sondern eine funktionale Erweiterung eines bestehenden Systems, bei der zusätzliche Module unmittelbar auf vorhandenen Systemkomponenten, Datenmodellen und Konfigurationslogiken aufsetzen. Aus technischen Gründen kann die Leistung ausschließlich vom bestehenden Anbieter erbracht werden, da: -die bestehende Systemarchitektur proprietär aufgebaut ist und Erweiterungen nur innerhalb dieser Systemumgebung sinnvoll und ohne Funktionsverlust möglich sind, -die Datenmodelle, Workflows und Berechtigungsstrukturen bereits systemintern definiert und miteinander verknüpft sind, -die Erweiterung eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse und Schnittstellen erfordert, die nur innerhalb des bestehenden Systems gewährleistet werden kann. Ein Wechsel auf eine alternative Softwarelösung oder die Einbindung eines anderen Anbieters würde erhebliche technische Risiken und Nachteile mit sich bringen, insbesondere: komplexe und fehleranfällige Datenmigrationen mit potenziellen Verlusten oder Inkonsistenzen, zusätzliche Schnittstellenentwicklungen und Integrationsaufwände, Risiken für die Betriebsstabilität und Systemverfügbarkeit, Verlust der durchgängigen Systemlogik und Prozessharmonisierung. Darüber hinaus bestehen auch wirtschaftliche Gründe, die eine Vergabe an einen anderen Unternehmer ausschließen: Ein Systemwechsel würde eine vollständige Neuimplementierung erfordern und damit erhebliche zusätzliche Kosten verursachen, bestehende Investitionen (Lizenzen, Customizing, Schulungen) könnten nicht weiter genutzt werden, es entstünden zusätzliche Aufwände für Schulung, Umstellung und temporären Parallelbetrieb, die Effizienzgewinne eines integrierten Managementsystems könnten nicht in gleicher Weise realisiert werden. Zudem ist zu berücksichtigen, dass nur durch die Erweiterung innerhalb des bestehenden Systems eine durchgängige, systemübergreifende Auswertung und Steuerung (z. B. über ein zentrales Management-Dashboard) sowie eine konsistente Abbildung aller relevanten Managementprozesse gewährleistet werden kann.